Managed Print Service: Printer Huren met Meerwaarde

Digitale transformatie heeft ons leven en werk radicaal veranderd, maar papier blijft in veel organisaties een belangrijk onderdeel van dagelijkse processen. Of het nu gaat om het printen van contracten, brochures of interne documenten, printers blijven onmisbaar. Toch kunnen printkosten en -beheer snel oplopen, vooral zonder een goede strategie. 

Hier komt Managed Print Service (MPS) in beeld als hét antwoord op deze uitdagingen. Met MPS huur je niet alleen een printer, maar haal je ook meerwaarde binnen voor je organisatie. Dit artikel neemt je mee in de voordelen van een Managed Print Service en laat zien waarom “printer huren” strategischer en efficiënter kan zijn voor jouw bedrijfsvoering. 

Wat is een Managed Print Service? 

Een Managed Print Service (MPS) is meer dan alleen printerverhuur. Met MPS krijg je een volledig beheerde oplossing voor al jouw printbehoeften. Dit betekent dat een externe dienstverlener de verantwoordelijkheid neemt voor het leveren, beheren en optimaliseren van je printomgeving. 

Hierdoor hoef je je geen zorgen meer te maken over zaken als onderhoud, vervanging van cartridges of printerstoringen. Bovendien krijg je inzicht in het printgedrag van je bedrijf, waardoor je kosten kunt besparen en efficiënter kunt werken. 

“Printer huren” met een verschil 

Het huren van een printer lijkt misschien een eenvoudige oplossing, maar een partnership met een Managed Print Service voegt echte waarde toe. Hier zijn enkele specifieke voordelen van het huren van een printer via een MPS-dienstverlener:

• Flexibiliteit: Kies een printer die past bij jouw specifieke behoeften. Of je nu een compacte all-in-one printer voor een klein team nodig hebt of een geavanceerde multifunctionele printer voor een groot kantoor. 

• Geen hoge aanschafkosten: Je hoeft geen grote investering vooraf te doen. Met huren betaal je alleen voor wat je gebruikt. Dit maakt het toegankelijker, vooral voor kleine tot middelgrote bedrijven. 

• Alles-in-één-beheer: Van monitoren van gebruik tot automatische aanvulling van toners – alles wordt voor je geregeld. 

Kostenbeheersing en Efficiëntie 

Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven kiezen voor een Managed Print Service is kostenbeheer. Printkosten zijn vaak een verborgen lastpost binnen organisaties, met uitgaven voor onderhoud, reparaties, papier en inkt die ongemerkt oplopen. 

Met MPS krijg je een duidelijk overzicht van je totale printuitgaven. Geavanceerde softwaretools analyseren je printgedrag en helpen je inefficiënties te elimineren. Moeten werknemers dubbele pagina’s afdrukken of waarom wordt er zoveel in kleur geprint? Dit soort vragen worden door MPS-technologieën moeiteloos beantwoord. 

Milieuvriendelijke Printoplossingen 

Naast kostenbesparingen steken veel bedrijven hun hand op voor MPS om duurzaamheid te bevorderen. Het huren van een printer maakt het mogelijk om altijd de nieuwste energiezuinige modellen te gebruiken zonder ze zelf te hoeven kopen. 

Bovendien zorgen MPS-diensten ervoor dat je printers optimaal worden gebruikt, waardoor afval wordt verminderd. Denk aan minder papiergebruik door default dubbelzijdig printen en effectieve recycling van cartridges. Met een MPS verbeter je dus niet alleen je bedrijfsvoering, maar draag je actief bij aan een groenere toekomst. 

Technologische Innovatie binnen Printmanagement 

De technologie achter Managed Print Services heeft de afgelopen jaren een enorme sprong gemaakt. Denk aan de integratie van cloudprinting, mobiele printopties en geavanceerde beveiligingsfeatures. 

Met cloudprint kun je bijvoorbeeld vanaf vrijwel elke locatie documenten verzenden naar een printer binnen je netwerk. Ideaal voor bedrijven met flexibele werkplekken of een hybride werkmodel. 

Daarnaast zorgen ingebouwde beveiligingsoplossingen ervoor dat gevoelige bedrijfsinformatie goed beschermd blijft. Dit komt vooral van pas bij sectorspecifieke compliance-eisen, zoals in de gezondheidszorg of financiële dienstverlening. 

Een Gemeenschap van Expertise en Ondersteuning 

Een ander groot voordeel van samenwerken met een MPS-aanbieder is het toegang krijgen tot een community van printspecialisten. Deze experts staan paraat om eventuele technische problemen op te lossen, aangepast advies te bieden en je printprocessen continu te optimaliseren. 

Dit niveau van ondersteuning kan onmogelijk worden bereikt met een niet-gestructureerde, interne printerbeheer aanpak. Het is immers altijd handig om te weten dat er een specialist klaarstaat om je te ondersteunen, of het nu gaat om een defect apparaat of een vraag over software-integratie. 

Conclusie: Managed Print Service biedt Meer dan Je Denkt 

Het is duidelijk dat Managed Print Service veel meer biedt dan alleen een printer huren. Van kostenbeheersing tot milieuvriendelijke oplossingen en van technologische innovaties tot deskundig advies – MPS tilt het printbeheer in jouw organisatie naar een hoger niveau. 

Ben je benieuwd hoe een Managed Print Service jouw printomgeving kan transformeren? Neem vandaag nog contact op met een MPS-expert en ontdek de meerwaarde van professioneel printbeheer voor jouw bedrijf.